De testfase is afgerond. Hoe heeft jouw team deze periode ervaren?
“Mijn team is enorm enthousiast geworden over deze nieuwe functie, terwijl ze aanvankelijk behoorlijk sceptisch waren. Dat was echt opmerkelijk om te zien. Ik schat dat ongeveer 70% van mijn teamleden vrijwel altijd gebruik maakt van de spraakgestuurde functie. Dit kan ik afleiden uit de rapportages waar afkortingen volledig zijn uitgeschreven, aangezien Spraakgestuurd Rapporteren geen afkortingen genereert. Over een tijdje zal ik opnieuw enkele rapportages bekijken, omdat ik benieuwd ben naar de reden als ik merk dat mensen niet langer gebruikmaken van de spraakfunctie.”
Maak je nog dagelijks gebruik van Spraakgestuurd Rapporteren?
“Ja, ik maak er eigenlijk standaard gebruik van. Het is echt ideaal, vooral bij cliënten met complexe zorgvragen. Bijvoorbeeld, we hadden een cliënt met een WLZ-indicatie die gevallen was en waarvoor we vier keer per dag langs moesten komen. In zulke gevallen moet je uitgebreide rapportages maken, en dan merk ik dat het echt heel prettig is om de rapportage in te kunnen spreken. Dit geldt trouwens voor mijn hele team; iedereen is heel enthousiast over deze spraakfunctie. Ze vroegen allemaal of ze, ook na de pilotfase, van deze handige functie gebruik konden blijven maken.
Alleen op hele drukke dagen, bijvoorbeeld wanneer er een collega ziek is en we ontzettend hard doorwerken, kom ik soms niet toe aan het inspreken van de rapportages. Als ik dan op kantoor ben en er zijn meerdere collega's aanwezig, dan kies ik ervoor om de rapportages liever te typen op de computer.”
Waar spreek jij je rapportages het meeste in?
“Het liefst spreek ik mijn rapportages direct bij de cliënten zelf in, juist omdat dit zo gemakkelijk gaat. Soms kan het voorkomen dat ik mijn rapportage in de auto inspreek, bijvoorbeeld als het inspreken bij de cliënt voor onrust kan zorgen of als er een huishoudelijke hulp aanwezig is. In dat geval neem ik de rapportage in de auto op vanwege de privacy van de cliënt. Het inspreken gaat erg snel, dus het kan zelfs terwijl ik in de auto zit of voordat ik op de fiets stap.”
Hoe reageren cliënten op het spraakgestuurd rapporteren?
“Sommige cliënten moeten er gewoon heel erg om lachen en er zijn anderen die meteen zeggen ‘oh maar het was helemaal niet zo erg hoor’. Je krijgt een ander soort rapportage, ze vullen het een beetje mee aan of ze brengen juist wat nuance in de rapportage. Juist die transparantie is gewoon heel prettig.”
Wat heb je gemerkt tijdens het gebruik van deze functie?
“Je word je vooral bewust van je eigen spraak. Tijdens het inspreken merk ik dat ik mezelf soms corrigeer, maar als ik dat meteen doe, loopt de zin niet lekker. Daarom pas ik het handmatig aan. Sommige collega's spreken vijf zinnen achter elkaar foutloos in, maar dat lukt mij niet. Ik geef er de voorkeur aan om steeds één zin in te spreken en dan het microfoontje uit te zetten. Zo kan ik even nadenken over wat ik wil zeggen voordat ik verderga. Dit werkt het prettigst voor mij, en dat hoor ik ook van andere collega's.”
Hoeveel tijd besteedde je voorheen aan rapporteren in vergelijking met nu?
“Eerder had ik vaak niet genoeg tijd om te rapporteren, omdat het behoorlijk wat tijd in beslag nam. Als ik het achteraf thuis deed, was ik al snel 45 minuten bezig met rapporteren, verdeeld over zo'n 12 of 13 cliënten. Met Spraakgestuurd Rapporteren gaat dit veel sneller en kan ik veel gemakkelijker direct rapporteren. Als ik toch nog iets thuis moet doen, kost het me hooguit 10 minuten. Mijn collega's en ik zijn het er unaniem over eens dat deze functie aanzienlijke tijdwinst oplevert.”
Heb je al vernomen waarom die kleine groep collega's ervoor kiest om geen spraakgestuurde rapportage te gebruiken?
“De meest gehoorde reden is dat het voor onrust kan zorgen bij cliënten die verward, onrustig of achterdochtig zijn, met name bij mensen met dementie. In deze gevallen geven collega's er de voorkeur aan om te typen, zodat ze direct kunnen rapporteren zonder dat de cliënten er last van hebben. Daarnaast zijn er ook enkele collega's die het moeilijk vinden om zichzelf te horen praten terwijl ze bij de cliënt zijn; zij moeten dan eerst even een drempel over.
Opmerkelijk is ook dat vooral jongere collega's, met name in de twintig, aangeven dat ze sneller kunnen typen. Ze zijn gewend om snel te typen, zelfs op hun telefoon. Vooral voor korte rapportages vinden zij dat typen net zo snel gaat als inspreken.”
Heb je tips voor de teams die net starten met deze functie?
“Zorg ervoor dat je de instructies nauwkeurig opvolgt en bekijk voorafgaand aan de webinar al enkele instructievideo's. Als je na het bekijken van de video's nog vragen hebt, kun je die tijdens de webinar stellen. Verder wijst het gewoon eigenlijk heel erg voor zich en moet je het gewoon echt doen. Naarmate je er meer mee bezig bent, zul je merken dat het steeds gemakkelijker wordt. Attendi (de leverancier van de Spraak functionaliteit) zal je ook voorzien van een handig lijstje met tips waarmee je direct aan de slag kunt.”
